Als je zelf de boekhouding regelt wil je natuurlijk niet daardoor in de problemen komen met de Belastingdienst. Gelukkig kunnen wij je helpen om je factuur samen te stellen. Je weet zo meteen waar je factuur minimaal aan moet voldoen. Wij hebben alle eisen voor je op een rijtje gezet.
Juridische gegevens van je bedrijf
Het is verplicht om op je factuur de juridische gegevens te zetten. Dit zijn gegevens die ook nog moeten kloppen. Denk hierbij aan de juridische handelsnaam, adres volgens registratie en je Kamer van Koophandel nummer. Het is ook niet toegestaan om op een factuur een postbusadres te zetten. Naast de Kamer van Koophandel gegevens ben je verplicht om je eigen BTW nummer erop te zetten.
Volledige naam en adres afnemer
Naast je eigen gegevens moeten ook de gegevens van je afnemer kloppen. Dit hoeft natuurlijk niet juridische te kloppen via de KVK zoals bij je eigen adres. Maar er moet wel een volledige naam en adres op staan.
De term factuur en datum
Het is ook verplicht om de term factuur erop te zetten. De ontvanger weet hierdoor dat hij de betaling moet regelen. Daarnaast ben je verplicht om een datum erop te zetten. Dit moet de datum zijn waarop je de factuur gaat verzenden. Het is niet toegestaan om een datum erop te zetten die de klant graag ziet.
Gebruik een uniek factuurnummer
Je administratie moet sluitend zijn. Dit betekent dat je unieke opvolgende factuurnummers moet gebruiken. Betaalt je klant uiteindelijk niet? Dan is het niet toegestaan om de factuur even te verwijderen. Je moet echt een creditfactuur met een nieuw factuurnummer aanmaken voordat je de factuur mag verwijderen.
Omschrijving van de goederen en diensten
Zorg er ook voor dat er een duidelijke omschrijving is van de goederen en diensten. De Belastingdienst moet kunnen controleren welke diensten en aantallen je geleverd hebt. Zet hierbij ook de periode of datum dat je de goederen geleverd hebt.
BTW
Zet op de factuur altijd eerst een bedrag exclusief BTW en daarna een bedrag inclusief BTW. Zorg er ook voor dat de BTW klopt. Bijvoorbeeld 9% of 21%. Is de BTW vrijgesteld? Zet dit dan op de factuur en zorg ervoor dat de reden van vrijstelling klopt.
