Overal om je heen hoor je de term UBL factureren. Alleen je hebt zelf geen flauw idee wat dit precies inhoud. In het kort gezegd is dit digitaal factureren. De facturen worden digitaal opgemaakt en voorzien van codes.
Deze codes worden gelezen door online boekhoudprogramma’s. In de toekomst wordt UBL factureren verplicht niet alleen in Nederland, maar in heel Europa. Je leest hier de zes meest gestelde vragen over UBL factureren.
Waar staat UBL voor?
UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld door de overheid. De facturen worden opgemaakt in een .XML bestand. Dit bestand is vanwege een bepaalde indeling altijd door computers in te lezen. Met UBL kan je 100% elektronische factureren en worden de facturen digitaal verwerkt.
Wie maakt er nu gebruik van UBL?
Op dit moment is het vooral de overheid die gebruik maakt van UBL. Sinds 1 januari 2017 zijn bedrijven die factureren aan de Rijksoverheid verplicht om hun facturen in UBL aan te leveren. 40% van de bedrijven deed dit al voordat deze regel werd ingesteld. De verwachting is dat in de komende jaren meer bedrijven overstappen.
Hoe maak ik zelf een UBL factuur?
Een aantal online boekhoudprogramma’s hebben de optie om UBL facturen op te maken al opgenomen in hun functies. Je kan direct vanuit je boekhoudprogramma een factuur opmaken en naar de klant versturen. De klant kan het bestand uploaden in z’n boekhoudsoftware en verwerken. Door het gebruik van UBL kan je een hoop tijd en geld besparen.
Hoe weet ik of mijn boekhoudprogramma online kan factureren?
Dit kan je terug vinden in de functies van je boekhoudprogramma. UBL facturatie moet hierbij aangegeven zijn. Bij de meeste boekhoudprogramma’s moet je wel extra betalen als je gebruik wil maken van online facturatie.
Via onze website kan je de verschillende boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken. Je ziet direct met welk programma je UBL facturen kan maken.
Kan een klant zonder UBL mijn facturen nog lezen?
Het is geen probleem om de facturen te versturen naar klanten zonder boekhoudprogramma. De software verwerkt de codes in een PDF bestand. Dit PDF bestand kan digitaal verstuurd worden naar de klant.
De klant kan dit gewoon openen en lezen als een gewone factuur. Eventueel is het zelfs mogelijk om de factuur uit te printen. Dit is weer ideaal voor klanten die nog op de ouderwetse manier hun boekhouding bijhouden.
Is UBL wel handig voor kleine bedrijven?
Je bent een ZZPer en je denkt dat UBL vooral toekomstmuziek is voor de grote bedrijven. Maar ook zzp’ers kunnen veel baat hebben bij UBL facturering. Het aanmaken en inboeken van de facturen kost veel minder tijd.
Binnen een paar klikken kan je een factuur aanmaken en verzenden. Op weekbasis kan je zelfs een uur minder kwijt zijn aan de administratie. Dit uur kan je weer besteden aan je onderneming. Een boekhoudprogramma met UBL kost slechts een paar euro per maand, maar een uur per week extra werken levert veel meer op!
