Voor je bedrijf ben je op zoek naar nieuwe boekhoudsoftware. Het enige nadeel is dat je geen flauw idee hebt waar je moet beginnen. Op het internet zijn tientallen bedrijven te vinden die zich bezighouden met boekhoudsoftware. Hoe weet je nou welk programma het beste bij jouw bedrijf past? Wij helpen je in een aantal stappen met het kiezen van nieuwe boekhoudsoftware.
Stap 1: Bedenk waar je het programma voor wil gaan gebruiken
Bij de oriëntatie stap denk je direct aan het bijhouden van je administratie. Maar tegenwoordig kunnen boekhoudprogramma’s veel meer dan alleen je administratie inboeken. Bedenk bijvoorbeeld eens voor jezelf hoe je op dit moment je facturen uitschrijft. Bij een aantal programma’s kan dit via de software. Het voordeel van digitaal factureren is dat je factuur direct ingeboekt wordt. Je hoeft zo niet meer apart te gaan boeken. Als je hier gebruik van wil maken dan ga je het programma gebruiken voor boekhouden en factureren. Denk dus goed na wat je allemaal wil automatiseren. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s waarbij je de administratie van het personeel kan automatiseren. Je kan zo verschillende taken overdragen aan het programma.
Stap 2: Wat is je budget?
Het is leuk dat je steeds meer kan automatiseren met een boekhoudprogramma. Het enige nadeel is dat hier een prijskaartje aanhangt. De prijs kan flink oplopen als je meer wil dan alleen je administratie inboeken. Het is dus belangrijk om voor jezelf te bepalen wat je maximale budget per maand is. Je kan via onze site niet alleen boekhoudprogramma’s vergelijken op functies, maar ook op prijs. Je ziet direct wat de mogelijkheden zijn binnen je budget. Kom je een scherpe aanbieding tegen vergeleken met de concurrentie? Soms zegt de prijs niet alles en kan ook goedkope boekhoudprogramma’s net zo goed werken als dure software. Laat je dus niet altijd verleiden door het lage prijskaartje.
Stap 3: Wil je online boekhouden of offline?
Via het internet boekhouden kan ideaal zijn. Je kan nu echt overal ter wereld je administratie bijwerken. Sommige boekhoudprogramma’s hebben zelfs een speciale boekhouding app ontwikkeld om je administratie in bij te werken. Je kan direct het bonnetje uit de winkel inscannen en inboeken. Dit is natuurlijk ideaal, maar wat als je internet even niet werkt? Dan kan online boekhouden weer lastig zijn. Offline boekhouden is dan een uitkomst, maar het nadeel is dat je zelf verantwoordelijk bent voor het maken van een back-up. Een computer crash kan ervoor zorgen dat je direct je complete administratie kwijt bent. Er is dus voor beide iets te zeggen. Het is vooral de vraag wat je zelf prettig vind!
Stap 4: Welke manier van boekhouden past bij jouw?
Ben je een ervaren boekhouder of heb je er totaal geen verstand van? Dit is even een vraag die je aan jezelf moet stellen. Als je totaal geen verstand van boekhouden hebt dan is het slim om een programma te kiezen die het je zo eenvoudig mogelijk maakt. Er zijn bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s met scan & herken. Hierbij herkent de software automatisch de facturen en boekt deze in bij de juiste categorie. Binnen een paar klikken heb je de complete administratie professioneel ingeboekt. Als je zelf ervaren bent als boekhouder dan kan je kiezen voor een boekhoudprogramma zonder scan & herken.
Stap 5: Controleer de bankkoppeling
Als je voor professionele boekhoudsoftware gaat kies dan altijd voor een automatische bankkoppeling. Hierbij kan je de bankafschriften direct in het programma uploaden. Je kan hieruit alle mutaties inboeken. Het scheelt je een hoop werk als je een automatische bankkoppeling hebt. Als je zelf de facturen in het boekhoudprogramma maakt, dan herkent het programma een betaling. De betaling wordt meteen bijgewerkt in je debiteuren. Je hebt zo altijd een actueel overzicht met de nog openstaande debiteuren.
Stap 6: Informeer bij je accountant naar de meekijk optie
De meeste boekhoudsoftware heeft een meekijk optie voor de accountant. Ondanks dat je voortaan zelf de boekhouding uitvoert wil je wel een controle of je alles goed doet. Bij de meeste boekhoudsoftware is er een meekijk optie. De accountant kan dan via een gratis account met je meekijken en boekingen wijzigen. Het kan goed dat het accountantskantoor waar je meewerkt al met een aantal software werkt. Je bent dan beperkt in je keuze voor een boekhoudsoftware. Informeer dus even bij het accountantskantoor of je de accountant wil laten meekijken of niet. Informeer ook meteen of het soort boekhoudsoftware nog uitmaakt.
Stap 7: Maak gebruik van de automatische koppeling met de Belastingdienst
De automatische koppeling met de Belastingdienst is echt een uitkomst voor de meeste ondernemers. Met één druk op de knop kan je voortaan zelf je BTW aangifte indienen. Alleen deze functie is nog lang niet standaard. Controleer de aanwezigheid van deze functie als laatste stap bij het kiezen van een boekhoudsoftware. Regelt de accountant de aangiftes? Dan is deze functie voor jouw natuurlijk overbodig.
